La difícil tarea de irse de vacaciones...

Para los emprendedores o dueños de pyme, irse de vacaciones no es sencillo. Nadie se las paga, no tienen a quién dejar a cargo y, si logran sortear los obstáculos, son capaces de pasarse las vacaciones pegados al celular. ¿Cómo lograr el descanso anual cuando toda la responsabilidad de una empresa está sobre nuestros hombros?

Romina, dueña de una pyme productora. La posibilidad o no del "desenchufe" depende en gran medida de la capacidad de la empresa para funcionar sin sus dueños. y distribuidora de alimentos, se premió el trabajo del año con unas vacaciones en París. Pero volvió más estresada de lo que se fue. Mientras paseaba por el Museo del Louvre o almorzaba crepes en el Barrio Latino con su marido, debía atender llamados y contestar emails urgentes. "Parecía a propósito", cuenta Romina. "En los veinte días que estuve de viaje, se traspapelaron cheques a depositar, la empresa de transporte con la que trabajamos hace 15 años dejó de brindarnos el servicio, un supermercado dio de baja la línea de productos que le proveíamos, y renunció la encargada de producción".

Romina tuvo mala suerte, pero a quienes emprendemos, no nos suena raro su relato. La gran pregunta frente a las vacaciones es: ¿se puede estar totalmente desconectado? Santiago, al frente de otra empresa del mismo sector, asegura que sí. Tiene la filosofía de tomarse vacaciones al 100%. Este verano irá a Estados Unidos con su esposa y sus tres hijos a disfrutar tiempo en familia. "Ya todos saben que cuando me voy, se las tienen que arreglar por su cuenta", explica."Por supuesto que dejo todo bien organizado, y la mayoría de los asuntos que parecen urgentes pueden esperar dos semanas a que regrese. Cuando hay una emergencia real, tienen el teléfono de alguien que me puede ubicar".

La posibilidad o no del "desenchufe" depende en gran medida de la capacidad de la empresa para funcionar sin sus dueños. Mientras más grande y profesionalizada, mayor autonomía (¡aunque también mayor tamaño de los problemas!) Pero otra parte del asunto está en la personalidad del emprendedor. Incluso en pymes consolidadas, con gerentes por área, puede ser que al dueño le cueste largar el mando durante su ausencia.

El problema ahí trasciende el período de vacaciones, y es aconsejable descentralizar la toma de decisiones

(Ver Delegar: 7 claves, al final de esta nota).:

Muchos de los inconvenientes a la hora de irse de vacaciones, pueden resolverse con una adecuada planificación. Algunos consejos para poder hacer realidad "el merecido descanso":

• Informá a tus clientes y proveedores sobre tus fechas de vacaciones con bastante tiempo de antelación. Esto puede además resultar beneficioso para acelerar el cierre de temas pendientes.

• Dejá un teléfono para urgencias. No es conveniente que sea tu celular porque puede haber criterios diversos sobre el significado de "urgencias"... Brindá el número de un tercero que pueda contactarte. Una opción para dar una imagen profesional durante tu ausencia (y no perderte llamados de clientes potenciales), es contratar un centro de mensajes o un servicio de asistente virtual.

• Asegurate de dejar en claro quién está a cargo de qué durante tu ausencia. Delegá las responsabilidades con claridad.

• Si tu empresa es unipersonal, podés delegar algunos asuntos a tu contador o abogado, o a algún familiar responsable. Hacelo con tiempo y asegurate de poner a la persona elegida al tanto de los temas del momento, dejándole toda la documentación, contactos e información que pueda necesitar.

Una vez de vacaciones, si te resulta imposible ponerte en modo "no disponible", fijá un horario en el día para revisar y contestar mensajes. Luego... ¡descansá! ¡Te va a hacer falta!

*** Delegar: 7 claves

En las pymes la delegación es fundamental para liberar tiempo y crear estructuras de trabajo que funcionen más allá del fundador. Cómo aprender a delegar para crecer.

El tiempo es limitado y las decisiones que implica manejar un negocio parecen infinitas.Si todas recaen sobre el emprendedor, es probable que termine absorbido en el día a día, sin poder ver más allá. Delegar, es decir transferir capacidad de acción a las personas que forman parte de tu equipo, es esencial para liberar tiempo e ir creando una estructura que pueda funcionar en forma autónoma. ¿Cómo hacerlo?

1. Asignar no sólo tareas, sino responsabilidades. Es habitual al comenzar a dirigir dar a los empleados tareas muy concretas, pero no su planificación o responsabilidad por el resultado. Una verdadera delegación implica hacerlos partícipes de todo el proceso y del desarrollo del negocio.

2. Buscar apoyo hacia los costados. Si bien suele considerarse la delegación como un proceso vertical, en el que un superior asigna una parte de su trabajo a un subordinado, es esencial que como emprendedor puedas delegar también tareas y decisiones en socios, asesores o proveedores que no están formalmente en la línea de mando. Estos “equipos virtuales” pueden brindarte soluciones más calificadas que las de un empleado, y sin compromisos a largo plazo.

3. Elegir en quién delegar. Las reticencias para dar libertad de acción a los empleados, están en muchos casos justificadas. Se requiere autonomía, iniciativa, creatividad y otras habilidades personales para crecer en el trabajo. Asegurate de buscar y promover estas características en las personas que trabajan a tu lado.

4. Capacitar. Más allá de la actitud, es necesario estar bien preparado para hacer una tarea y tomar decisiones sobre ella. Seleccioná empleados con formación, impulsá su capacitación y dales las herramientas adecuadas para que puedan seguir aprendiendo desde su puesto de trabajo.

5. Aceptar formas diferentes de hacer las cosas. Si vas a esperar que tu equipo trabaje exactamente como lo harías vos, difícilmente vas a quedar satisfecho. Es importante que ajustes los estándares de lo aceptable –es mejor un rendimiento del 80% en un empleado que todo tu tiempo para lograr el 100%–, y des espacio para otros enfoques que pueden impulsar la innovación.

6. Entrenar y entrenarse. El proceso de delegación efectiva requiere práctica, tanto de quien cede poder, como de quien lo recibe. Comenzar por tareas operativas, interactuar para ir ajustando roles e ir ampliando el campo en la medida en que aumenta la confianza es una forma de reforzar la preparación de ambas partes.

7. Analizar la relación costo-beneficio en sentido amplio. La delegación es esencial para que una empresa pueda crecer, desarrollando su actividad más allá de la supervisión directa del fundador. Así, el “yo lo hago más rápido y mejor sin ayuda” puede ser lo más rentable en el corto plazo, pero atentar contra el futuro.

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