Equipos virtuales: máxima eficacia en línea

Una guía de buenas prácticas para lograr la efectividad de los equipos virtuales, es decir, aquellos que operan en forma remota y con base en tecnologías de comunicación e información.

Gracias a los avances de las tecnologías web, son cada día más las personas que trabajan online, generando grupos que trabajan de forma virtual, tomando decisiones y llevando diversos proyectos adelante. Para generar equipos efectivos en el mundo virtual, es necesario un nuevo enfoque que permita, a pesar de las distancias físicas, motivar a las personas, construir relaciones de confianza y lograr una excelente comunicación.

Algunos consejos para obtener el máximo rendimiento de tu equipo virtual:

• Elegí cuidadosamente a los integrantes. No todas las personas son indicadas para trabajar online. Las personas que elijas deben ser organizadas y autónomas, experimentadas, capaces de manejar tiempos, prioridades y cumplir objetivos. También son importantes las habilidades de comunicación y los conocimientos sólidos de las herramientas informáticas. Tené en cuenta que el éxito dependerá fundamentalmente de seleccionar con cuidado más a las personas que a la tecnología.

• Definí un líder para el equipo. Al igual que en cualquier equipo será necesario que definas un líder para que coordine el trabajo. Su papel será muy importante ya que deberá acompañar a los miembros aun de forma virtual, proporcionar instrucciones claras, respondiendo a las necesidades y fomentando la comunicación para alcanzar los objetivos planteados por la empresa.

• Fijá objetivos claros. El grupo debe establecer objetivos como cualquier equipo de trabajo clásico. Éstos deben ser claros para todos los integrantes, negociados abiertamente, ya sea personalmente o de forma virtual. De esta forma, los miembros del equipo conocen el punto de partida, cómo encajan en el panorama general y cómo se evaluarán los resultados obtenidos.

• Seleccioná la tecnología de apoyo. La tecnología actual brinda plataformas virtuales donde se pueden compartir documentos y noticias, debatir ideas y colaborar en proyectos. Los equipos virtuales operan sin restricciones, sintiendo incluso que están trabajando en el mismo espacio: correo electrónico, teléfono, mensajería instantánea, videoconferencia, micro -blogging , blogs, documentos en la nube, wikis, foros, calendarios. Existe una gran variedad de herramientas, que debés elegir de acuerdo con las necesidades de tu empresa o proyecto.

• Establecé normas básicas para todos. Para trabajar ordenadamente es necesario dedicar una cantidad de tiempo considerable a discutir aspectos prácticos de cómo van a trabajar juntos de manera virtual. Es clave crear reglas básicas de conducta que todos los integrantes deben comprometerse a cumplir, facilitando así el intercambio mutuo. Por ejemplo, revisar el correo 2 veces por día, responder en menos de 2hs, mantenerse en línea al menos 4hs dentro de un horario determinado.

• Asegurá buena y abundante comunicación. Sin comunicación, no hay equipo. En el ambiente virtual, la comunicación debe ser más efectiva que en el contexto tradicional: más clara y concisa. Cada integrante debe tener acceso a toda la información disponible. Además, cada persona debe tener una comprensión completa de lo que los otros están haciendo y cómo cada persona encaja dentro del equipo para el cumplimiento de los objetivos.

• Proponé reuniones cara a cara. Es ideal que al comienzo de cada nueva actividad haya una reunión cara a cara. Trabajar con un equipo virtual puede ser más complejo que con un equipo tradicional. Las reuniones presenciales, aunque sean esporádicas, sirven para facilitar la interacción entre los miembros del equipo y brindan una excelente oportunidad para el intercambio y esclarecimiento de las metas.

• Mantené reuniones virtuales regularmente. Fijá periódicamente reuniones virtuales y planificalas. No alcanza solamente con establecer un momento para acceder a la plataforma para videoconferencias, por ejemplo a través de Skype. Invertí tiempo en planear cuál será la agenda de la reunión, qué temas se tratarán, cuáles serán los puntos clave, cuánto tiempo durará. Si hay alguna información previa deberías enviarla con anticipación para que todos puedan leerla.

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