Cómo evitar la "reunionitis", el nuevo mal de las oficinas.
- Por Florencia Radici para apertura.com
- 28 jun 2015
- 5 Min. de lectura
Más tiempo no significa mejores resultados, cómo hacer que estos encuentros sean más productivos.
Entre el 40 y 50 por ciento del tiempo de un número uno está destinado a reunirse. Marcela Petrillo, country manager de Von der Heide, grafica el peso de las reuniones. "El tiempo no es grave, sino los resultados", aclara. "Usamos las reuniones con el paradigma anterior del trabajo: eran para bajar información, sin discusión", complementa Silvia Vales, capacitadora y coach ejecutiva. "La virtualidad, que tanto ayudó en cierto aspectos, hace que hayan más reuniones", añade Brenda Baran, directora Asociada de Glue Consulting.
Frente a esto, hay recetas para que sean productivas:
Que no sea una herramienta política. "A veces, se usan para detentar, marcar o denegar poder", advierte Vales. También, para "cubrirse" frente a la toma de decisiones. Pero se pierde de vista el objetivo, que es debatir o abordar un tema. "Puede ser también para buscar un consenso fingido, que no es tal", dice Vales, para quien el foco debería ser desarrollar el enfoque múltiple de la realidad, aceptando miradas y opiniones diversas.
Tiene que tener un objetivo. "Sirve enviar un análisis preliminar del tema que se va a discutir, para que los participantes lo procesen", aconseja Perillo. La reunión debería ser para decidir, no solo para debatir. Y no hay que desviarse. En Accenture aplican el parking lot. "Si aparece un tema interesante que no estaba en agenda, lo aparcamos para seguirlo en otra", cuenta Javier Carrara, director de RR.HH. de la firma para la región. "Cuando uno abre caminos, no se cubre la temática y no hay nada más frustrante que salir de una reunión sintiendo que no se llegó a nada", coincide Brenda Lafranconi, gerente de RR.HH. de San Martín, Suárez & Asociados.
Participantes necesarios. "Que estén los que tienen que tomar una decisión o están involucrados en el proceso", sintetiza Carrara. Los presentes tienen que generar valor. "Los que no saben por qué están aportan cosas que no hacen al objetivo o abren los temas", coincide Lafranconi. En Unilever, cuenta Verónica Carabajal, gerente de Talento de la firma para el Cono Sur, se "cita a los participantes que puedan gestionar o tomar decisiones".
Son necesarios una agenda y un líder. El facilitador es quien garantiza que se escuchen todas las voces y se cumpla el cronograma. En Whirlpool, cuenta Antonio Netto, director de RR.HH. para Latinoamérica, hay una estructura de reuniones de resultados con agenda y coordinador. "En las de staff de los VP hay un control estricto del horario, con una agenda y alarmas 5 minutos antes de que termine cada tema. Los time keepers son parte del proceso", asegura el ejecutivo.
El follow-up es imprescindible. "La minuta sigue vigente, con los temas y sus responsables", dice Carrara. Para que no quede en el debate, se necesitan los puntos de acción. En Unilever, la reunión comienza con la lectura y follow-up de la minuta del encuentro anterior, que debe contener los asistentes, acuerdos, acciones concretas, responsables y fechas.
Los no. "Hay reglas no escritas, como tratar de que no sean de más de una hora. Hay más conciencia del tiempo de los demás y la influencia de las nuevas generaciones que, por ejemplo, no las aceptan fuera del horario de oficina", revela Carrara. Así, no conviene agendar reuniones los viernes por la tarde o en el horario de almuerzo, cuando es más probable que la gente se distraiga.
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* Automatic Translation by Google Translate.
Avoiding "Excessive Meetings", the new evil of the offices.
By Florence Radici to Apertura.com
More time means better results, how to make these meetings more productive.
Between 40 and 50 percent of the time a number one is destined to meet. Marcela Petrillo, country manager of Von der Heide, plots the weight of meetings. "Time is not serious, but the results," he says. "We use the meetings to the previous paradigm of work: they were to lose information, without discussion," adds Silvia Vales, trainer and executive coach. "Virtuality, which both helped in some aspects, does having more meetings," adds Brenda Baran, associate director of Glue Consulting.
Against this, there are recipes to make them productive:
Than a political tool. "Sometimes used to wield, or refuse to make," says Vales. Also, to "hedge" against the decision. But it misses the target, which is to discuss or address an issue. "It may also be to look a sham consensus, that is not so," says Wallis, for whom the focus should be developing multiple approach actually looks and accepting different opinions.
You must have a goal. "Serve send a preliminary analysis of the issue to be discussed, so that participants processed" advises Perillo. The meeting should be to decide, not only to discuss. And we must not deviate. Accenture apply the parking lot. "If an interesting topic that was not on the agenda appears, parked it ?? ?? to follow in another," says Javier Carrara, HR manager of the firm for the region. "When you open roads, not the subject is covered and there is nothing more frustrating to leave a meeting feeling was never anything" agrees Brenda Lafranconi, HR manager of San Martin, Suarez & Associates.
Participants needed. "They are those who have to make a decision or are involved in the process," summarizes Carrara. These must generate value. "Those who do not know why they are things that do not contribute to the objective or open issues," agrees Lafranconi. Unilever says Veronica Carabajal, Talent manager of the firm for the Southern Cone, "cites the participants to manage or make decisions."
They are needed an agenda and a leader. The facilitator is the one who ensures that all voices are heard and the timetable is met. In Whirlpool says Antonio Netto, director of HR for Latin America, there is a structure of meetings with agenda and results coordinator. "In the VP of staff there is strict control of the schedule, with an agenda and alarms five minutes before the end of each topic. The time keepers are part of the process," says the executive.
The follow-up is essential. "The bill is still in force, with the themes and their leaders," says Carrara. Lest in the debate, the action points are needed. In Unilever, the meeting begins with reading and follow-up of the minutes of the previous meeting, which must contain the attendees, agreements, specific actions, responsible and dates.
Non. "There are unwritten rules, like trying more than an hour. There are more aware of others' time and the influence of the younger generation, for example, do not accept outside office hours" reveals Carrara . So, we should not schedule meetings on Friday afternoon or lunch time, when it is more likely that people get distracted.
